"טיפים, רעיונות ומאמרים בנושאי מצגות" |
|
"טיפים, רעיונות ומאמרים בנושאי מצגות" |
|
מצגת עסקית, מצגת פאורפוינט - עשרת הדברותטיפים למצגת פאורפוינט מוצלחת!"תוכנית כמו PowerPoint יכולה להיות כלי העבודה הטוב ביותר שלך," אומרת היועצת ליחסי ציבור מסנטה אנה. "אבל צריך לדעת איך להשתמש בה." היחס הדו-ערכי של שרי קר אל התוכנה הפופולרית של מיקרוסופט ליצירת מצגות וגרפיקה משקפת ויכוח שמתנהל בין עולם העסקים לעולם האקדמיה. הגם שרבים רואים ב- PowerPoint כלי עסקי רב-עוצמה, אחרים טוענים שהוא מפריע ליצירת קשרי גומלין אפקטיביים, וכי השימוש בו מבלבל, מעוות ואפילו מדכא תקשורת. אך כפי שמדגישה קר, כל דיון במעלותיו ובחסרונותיו של היישום PowerPoint רק מחזק את טענתה בדבר החשיבות שבשימוש נכון ביישום זה. לפניך 10 עצות לעבודה עם PowerPoint. עצות אלה יסייעו לך להוסיף ברק לעסקיך. 1. הקפד, מצדך, על חומר מרתק.
במובן מסוים, פשטות השימוש ב- PowerPoint מחטיאה את המטרה. לא משנה כמה קל ונחמד ליצור שקופיות וגרפיקה מושכות-עין - עליך לזכור תמיד שהתוכנה אינה עצמאית. הקהל שלפניך בא כדי לשמוע אותך, ולא רק כדי לבהות בתמונות שמישהו מציג על המסך. צור מצגת מרתקת, אך הקפד שגם הליווי הקולי שלך יהיה מרתק לא פחות. "היישום עצמו הוא לא זה שמגיש את המצגת. PowerPoint הוא רק הכלי שבעזרתו יוצרים שקופיות" אומר מט ת'ורנהיל, נשיא Audience First, חברה מווירג'יניה המציעה הדרכה בנושא יצירת מצגות. "עליך לזכור תמיד שאתה יוצר את השקופיות רק כליווי להרצאה שלך".
2. הקפד על פשטות.
רובנו ראינו מצגות PowerPoint ומצגות מסוגים אחרים, כשהיה נדמה שבעוד רגע, המרצה יציע לתוכנית הזאת נישואין. הרי היה ברור שהוא התאהב בכל אפקט מיוחד ובכל טריק אפשרי. אבל מצגות ה- PowerPoint האפקטיביות ביותר הן דווקא הפשוטות - טבלאות שקל להבינן, גרפים שמשקפים את דברי המרצה. יש בני סמכא שקובעים גבול של חמש מילים לשורה, ולכל היותר חמש שורות טקסט בכל שקופית. "לא צריך לסתום את המצגת ביותר מדי מילים וגרפיקה," אומרת קר. "עליך לחשוב אם באמת צריך להראות את כל הפרטים על המסך".
3. כמה שפחות נתונים מספריים בכל שקופית.
אחד הדברים המושכים ב- PowerPoint הוא היכולת להעביר רעיונות התומכים בדברי המרצה באופן תמציתי וקולע. מטרה כזו קשה להשיג באמצעות ערב רב של מספרים ונתונים סטטיסטיים. ברוב המקרים, מצגת PowerPoint אפקטיבית אינה מהממת את הצופים בגודש של נתונים מספריים. את אלה אפשר להשאיר לאחר כך, כשהמשתתפים פנויים לעיון יסודי יותר בחומר מודפס שאפשר לחלק בסוף המפגש. אם ברצונך להדגיש נתון סטטיסטי ב- PowerPoint, כדאי לשקול שימוש בגרף או בתמונה כדי להעביר את הנקודה החשובה. "למשל, כשהרציתי פעם על השכיחות של מחלת אלצהיימר, השתמשתי בתצלום של קשישה במקום לשפוך על המסך מספרים," מסבירה קר.
4. אל תחזור כמו תוכי על מה שכתוב בשקופית.
אחד ההרגלים הנפוצים והמאוסים ביותר של משתמשי PowerPoint הוא פשוט לקרוא באוזני הצופים מה שכתוב בשקופית. לא זו בלבד שהדבר מיותר - כי פרט להעברת שקופיות, מה תפקידך שם, בכלל? - אלא שבדרך זו תצליח להפוך אפילו את המצגת המרתקת ביותר מבחינה חזותית לדבר משעמם כמו צנון. פעולתה של מצגת PowerPoint תהיה יעילה ביותר בלוויית הערות מרצה שמרחיבות את הנקודות המופיעות על המסך ודנות בהן, ולא חזרה על הטקסט המוקרן. "גם בעת הגשת מצגת PowerPoint חובה ליצור קשר עין עם הקהל," מסבירה רוברטה פרסקוט מ- Prescott Group, חברת ייעוץ בנושאי תקשורת מקונטיקט. "הקהל לא התייצב באולם כדי לראות את עורפו של המרצה".
5. תזמון נכון של הערות המרצה.
מוקש נוסף הוא הערות של המרצה, ש'נופלות' בדיוק על הופעת שקופית PowerPoint חדשה. דבר כזה רק מסיח את דעת הצופים. בהגשה טובה של מצגת PowerPoint המרצה יציג שקופית חדשה, ייתן לקהל שהות לקרוא ולעכל את מה שמופיע על המסך, ולאחר מכן יוסיף הערות שירחיבו ויעצימו את מה שמופיע. "מדובר בתזמון נכון," אומרת קר. "הקפד לא להפריע לקהל לקרוא את הטקסט בשקופית".
6. קצת מנוחה.
חשוב להדגיש שוב, ש- PowerPoint הוא כלי יעיל ביותר כליווי למילה המדוברת. משתמשים מנוסים ב- PowerPoint אינם חוששים להשאיר מסך ריק בנקודות מסוימות. לא זו בלבד שהדבר מעניק לקהל הפסקה ברצף החזותי, זוהי גם שיטה יעילה למקד את תשומת לבם של הצופים על קשר גומלין מילולי, כמו למשל דיון קבוצתי או פרק של שאלות ותשובות.
7. הקפד על צבעים תוססים.
ניגוד חריף בין מילים, גרפיקה ורקע יכולים ליצור רושם עז ולסייע בהעברת מסר ורגשות כאחד.
8. שבץ תמונות ואובייקטים גרפיים מגוונים.
אל תגביל את עצמך למה שיש בתוך PowerPoint. השתמש בתמונות ובגרפיקה 'חיצוניים' (כולל קטעי וידאו) כדי ליצור גיוון ומשיכה חזותית. "אני מרבה לשבץ קטע וידאו קצר, או שניים, במצגות שאני מכין," אומר רמון ריי, יועץ טכנולוגיה מניו-יורק. "קטעים כאלה מוסיפים הומור, מעבירים מסר ומשרים נינוחות על הקהל".
9. חלק חומר מודפס בסוף האירוע - לא במהלך המצגת.
בנקודה זאת לא כולם מסכימים איתי, אך אף מרצה לא מעוניין להמשיך לדבר בעוד הקהל שלו עסוק בקריאת תקציר של הרצאתו. אם אין הכרח שהקהל יעיין בחומר עזר תוך כדי המצגת, המתן עד לסוף המצגת כדי לחלק את החומר האמור.
10. ערוך את המצגת ללא רחם לפני ההגשה.
אף פעם אל תתעלם מנקודת המבט של הקהל. לאחר שגמרת להכין את השקופיות, צפה בהן כאילו אתה צופה בקהל, ואתה מקשיב להערות הדובר תוך כדי צפייה במצגת. אם תגלה משהו צורם, מסיח את הדעת או מבלבל, הוצא אותו ללא היסוס. רוב הסיכויים שהמצגת רק תפיק מכך תועלת.
מאת ג'ף ווריו - המאמר המקורי
|
קישורים נוספים |